Aż 43 proc. małych firm zatrudniających do 50 pracowników przyznaje, że nie ma wystarczającej wiedzy o RODO* i sposobach przygotowania się do obowiązujących zmian. Taką deklarację składa też co trzecia średnia (zatrudniające od 50 do 500 pracowników) i co piąta duża (powyżej 500 pracowników). Z drugiej strony prawie połowa (47 proc.) największych, 32 proc. średnich i 18 proc. małych firm z uwagi na RODO zdecydowała się na zrewidowanie swoich procesów przetwarzania danych osobowych, aby zwiększyć bezpieczeństwo i usprawnić zarządzanie dokumentacją. Takie działania mogą przynieść tylko korzyści.
Rozwój technologiczny
RODO to dla firm szansa na skorzystanie z nowoczesnych rozwiązań. Konieczność sprawowania całkowitej kontroli nad miejscami przechowywania i przetwarzania danych, monitorowania ich czy usuwania na życzenie ze wszystkich zbiorów sprawia, że firmy podejmują prace nad optymalizacją obecnego lub wdrożeniem bardziej wydajnego systemu zarządzania informacjami – wykorzystując do tego przykładowo rozwiązania chmurowe.
Rewizja danych przy wdrażaniu rozporządzenia pozwala je ujednolicić oraz usunąć te, które są już nieaktualne i źle wpływają na jakość przetwarzania informacji. Pozwala to między innymi na poprawienie szybkości procesów.
RODO. Przewodnik ze wzorami >>
Sam audyt przygotowujący do nowych przepisów to okazja do wykrycia nieprawidłowości i usprawnienia procesów w firmie – nie tylko w zakresie zarządzania danymi osobowymi, ale również obiegiem informacji czy danymi biznesowymi. RODO może pomóc między innymi w weryfikacji potencjalnych zagrożeń, uporządkowaniu polityki cyberbezpieczeństwa i usprawnieniu procesów w organizacji
Kapitał informacyjny
Informacje, a w szczególności dane osobowe, mogą stanowić dużą wartość ekonomiczną. Odpowiednia analiza i zarządzanie wiedzą dotyczącą klientów, ich preferencji i zachowań pozwala na lepsze dopasowanie przekazu oraz podnoszenie jakości oferowanych produktów czy usług. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skuteczniej planować działania biznesowe oraz zyskiwać przewagę na rynku. Prawidłowe wprowadzenie RODO chroni więc nie tylko prawa osób fizycznych, ale także informacyjny kapitał firmy, dając jednocześnie możliwości szerokiego wykorzystania go w zależności od potrzeb.
Bezpieczeństwo i ochrona wizerunku
RODO ma wpływ na poprawę bezpieczeństwa i zwiększanie świadomości firm w kwestii cyberzagrożeń. Konieczna jest analiza ryzyka, na jakie dane mogą być narażone oraz weryfikacja posiadanych zabezpieczeń. Aby zapobiegać wyciekom wrażliwych informacji, wielu przedsiębiorców przygotowuje nową strategię ochrony swoich zasobów, która poprawi poziom cyberbezpieczeństwa i pozwoli na szybką reakcję na ewentualne ataki.
O tym, na jakie straty może narazić firmy nieostrożne dysponowanie danymi, boleśnie przekonali się nawet giganci tacy jak Facebook. Skuteczna ochrona danych klientów ogranicza ryzyko zaistnienia problemów wizerunkowych, które są bolesne bez względu na wielkość firmy czy branżę, w jakiej działa.
Postęp dla biznesu
Nowe przepisy dają firmom technologiczną dowolność. Nie narzucają rozwiązań, jakie należy zastosować, aby chronić dane i zostawiają dużą swobodę w dopasowaniu najbardziej odpowiednich narzędzi. Dzięki temu mali przedsiębiorcy nie są narażeni na kosztowne i niewspółmierne do potrzeb inwestycje w sprzęt czy oprogramowanie, a najwięksi mogą wykorzystać nowoczesne rozwiązania (np. biometryczne), i przygotować własne procedury zarządzania danymi.
Unijne rozporządzenie niewątpliwie niesie wielowymiarowe konsekwencje. Dostosowując się do nowych wymogów firmy wypracowują jednak nowe procedury, szkolą pracowników, dokonują zmian organizacyjnych, technicznych i infrastrukturalnych. RODO potraktowane jako szansa, a nie obciążenie, może przyspieszyć rozwój biznesu i pomóc skutecznie budować przewagę konkurencyjną. oprac. jol
Autor jest konsultantem do spraw ochrony danych osobowych w firmie Konica Minolta Business Solutions Polska
-------------------------------------------------------------------------
* Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu.