Strona główna » Podatki i księgowość » Jak prawidłowo rozliczać płace i składki ZUS w kosztach firmy?

Jak prawidłowo rozliczać płace i składki ZUS w kosztach firmy?

21.09.17

Ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie szczególnych rozwiązań w przypadku ujmowania w kosztach uzyskania przychodu wynagrodzeń na rzecz pracowników. Dodatkowo trzeba pamiętać o tym, że inne zasady obowiązują przy rozliczaniu należności wypłacanych osobom, z którymi zawarto umowy cywilnoprawne. O czym jeszcze pamiętać? Przeczytaj!

articleImage: Jak prawidłowo rozliczać płace i składki ZUS w kosztach firmy? fot. Thinkstock

1. Kasowa metoda rozliczania wynagrodzeń

Przy rozliczaniu wynagrodzeń oraz skłądek w kosztach podatkowych obowiązuje metoda kasowa z pewnymi ograniczeniami. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 57-57a oraz ust. 7d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - u.p.d.o.p. (odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 55-55a oraz ust. 3d ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych) do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 u.p.d.o.f., świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, jak również nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika składek. Zasada ta znajduje odpowiednie zastosowanie do składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (składki na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy i inne fundusze celowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw od nagród i premii wypłaconych w gotówce lub papierach wartościowych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym zawsze są wyłączone z możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów). Metoda kasowa dotyczy zatem świadczeń:
 
1) ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy (z ograniczeniami),
 
2) z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną (z ograniczeniami),
 
3) z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, w tym z tytułu udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa, jak również przychody z uprawiania sportu, stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów oraz przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych,
 
4) z działalności polskich arbitrów uczestniczących w procesach arbitrażowych z partnerami zagranicznymi,
 
5) otrzymywanych przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek,
 
6) na rzecz osób, którym organ władzy lub administracji państwowej albo samorządowej, sąd lub prokurator, na podstawie właściwych przepisów, zlecił wykonanie określonych czynności, a zwłaszcza przychody biegłych w postępowaniu sądowym, dochodzeniowym i administracyjnym oraz płatników i inkasentów należności publicznoprawnych, a także przychody z tytułu udziału w komisjach powoływanych przez organy władzy lub administracji państwowej albo samorządowej,
 
7) otrzymywanych przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych,
 
8) z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:
 
a) osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,
 
b) właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością - z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej,
 
9) uzyskanych na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej,
 
10) z praw majątkowych, w szczególności z praw autorskich i praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów, praw do projektów wynalazczych, praw do topografii układów scalonych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również z odpłatnego zbycia tych praw. Zgodnie z kasową metodą w przypadku przychodów z powyższych źródeł koszt u pracodawcy powstaje w tym samym momencie co przychód u osoby otrzymującej świadczenie. Tymczasem w myśl art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f. przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. W przypadku świadczeń wypłacanych w gotówce, świadczeń rzeczowych lub innych nieodpłatnych świadczeń przychód powstaje przede wszystkim w momencie faktycznej wypłaty (wydania towaru, świadczenia usługi itp.). Przychodem są jednak również świadczenia postawione do dyspozycji, czyli świadczenia, które czekały na odbiór pracownika.
 
Przykład 1
Pracownik otrzymuje wypłatę w gotówce w dniu 28 danego miesiąca. Z powodu urlopu wynagrodzenie odebrał jednak dopiero 3 dnia następnego miesiąca. Mimo tego, że faktycznie otrzymał wynagrodzenie w miesiącu następnym, przychód powstał już w danym miesiącu z uwagi na fakt, iż pieniądze zostały pracownikowi postawione do dyspozycji.
Pewien problem występuje przy przelewach. W przypadku obrotu bezgotówkowego momentem otrzymania będzie dzień uznania rachunku bankowego pracownika, zleceniobiorcy itp. jako rachunku wierzyciela. Należy jednak zauważyć, iż uznanie, że przychód powstaje w momencie, gdy pieniądze wpłyną na konto pracownika, jest nieracjonalne. Pracodawca często nie ma możliwości stwierdzenia, kiedy faktycznie pracownik otrzymał wynagrodzenie, a nawet jeśli by mu się to udało, robienie list płac byłoby koszmarem – mogłoby się bowiem okazać, iż pracownik otrzymał w ciągu miesiąca dwie wypłaty, a w innym wcale. Oznaczałoby to konieczność korygowania listy płac i bałagan wśród kosztów uzyskania przychodów.
 
Pamiętaj!
Powszechnie przyjmuje się, że przychód powstaje wtedy, gdy został zrobiony przelew, a nie wtedy, gdy przelew został otrzymany.
 
Przykład 2
Pracodawca zrobił przelew 30 dnia danego miesiąca. Pieniądze dotarły do pracownika 1 dnia miesiąca następnego. Trzymając się ściśle przepisów ustawy – przychód powinien powstać w miesiącu następnym. Racjonalność nakazuje jednak uznać, iż przychód powstał w danym miesiącu.
Wynagrodzenia rozliczane zgodnie z metodą kasową mogą być zatem zaliczane do kosztów uzyskania wtedy, gdy stanowią u beneficjenta przychód podatkowy.

2. Memoriałowa metoda rozliczania wynagrodzeń
 
Zgodnie z art. 15 ust. 4g-4h u.p.d.o.p (odpowiednio art. 22 ust. 6ba i 6bb u.p.d.o.f) należności ze stosunku pracy (stosunków pokrewnych), zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy oraz świadczenia z tytułu członkowstwa w spółdzielniach rolnych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się zasady dotychczasowe (wynagrodzenie jest kosztem w momencie wypłaty).
 
Przykład 3
Wynagrodzenie za styczeń wypłacone jest w lutym do 10 dnia tego miesiąca. Zachowanie reguły z kodeksu pracy powoduje, iż może być ono zaliczone już do kosztów stycznia. Przy metodzie kasowej byłoby kosztem lutego.
Powyższe przepisy są dość niejednoznaczne. Warunkiem zastosowania metody memoriałowej jest dokonanie wypłaty (postawienie do dyspozycji) w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Powstaje pytanie co w sytuacji, gdy pracodawca naruszył termin z umowy, ale dochował terminu kodeksowego.
 
Przykład 4
Zgodnie z umową pracodawca dokonuje wypłat do końca miesiąca. Brak środków finansowych spowodował, iż wypłaty dokonał dopiero 5 dnia miesiąca następnego. Naruszył zatem termin z umowy, ale zmieścił się w terminie wynikającym z kodeksu pracy.
Użycie przez ustawodawcę słowa „lub” sugeruje, iż wystarczy dochowanie jednego z terminów, aby móc rozliczyć wynagrodzenie memoriałowo. Chyba jednak nie do końca było to zamiarem ustawodawcy.
Składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu należności ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią co do zasady koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te (ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych) są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:
 
1) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
 
2) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.
 
Ważne!
W przypadku uchybienia terminom płatności składek stosuje się zasadę kasową, czyli składki są kosztem w miesiącu zapłaty.
 
Regulacja dotycząca składek jawi się jako niepotrzebne utrudnienie. Prowadzi ona chociażby do konieczności rozbijania składek na składki dotyczące pracowników (pod pewnymi warunkami koszt miesiąca, w którym zostało wypracowane wynagrodzenie będące podstawą wymiaru składek) i zleceniobiorców (koszt miesiąca, w którym składki te zostały zapłacone).
 
Przykład 5
Firma ma do zapłaty w marcu składki od wynagrodzeń lutowych. W zakresie pracowników będzie to koszt lutego, a w zakresie zleceniobiorców – marca.
Poza tym zastanawiające są warunki dodatkowe. Jeżeli bowiem wynagrodzenie za dany miesiąc jest wypłacane w tym miesiącu, to zasada ta ma sens.
 
Przykład 6
Wynagrodzenie płatne jest 28 dnia danego miesiąca za dany miesiąc – np. w styczniu za styczeń. Tym samym składki od tego wynagrodzenia zapłacone do 15 lutego stanowią koszt stycznia, a wypłacone po tym terminie – koszt miesiąca, w którym zostały zapłacone.
Bardzo często jednak wynagrodzenia wypłacane są z opóźnieniem, to znaczy wynagrodzenie za dany miesiąc wypłacane jest na początku miesiąca następnego. W takiej sytuacji, aby móc zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów, musiałyby być one zapłacone do 15 dnia tego miesiąca, podczas gdy na zapłatę ma się jeszcze miesiąc.
 
Przykład 7
Wynagrodzenie płatne jest 10 dnia następnego miesiąca za dany miesiąc – np. w lutym za styczeń. Tym samym składki od tego wynagrodzenia zapłacone do 15 lutego stanowią koszt stycznia, a wypłacone po tym terminie – koszt miesiąca, w którym zostały zapłacone. Jeżeli zostaną zapłacone w terminie wynikający z przepisów ubezpieczeniowych (15 marca), będą kosztem marca.
 
3. Podsumowanie
 
Oceniając zmiany w zakresie zaliczania wynagrodzeń do kosztów uzyskania przychodów ma się wrażenie, że poprzednia regulacja była lepsza, a przynajmniej dużo prostsza w stosowaniu. Na dodatek pracodawcy przyzwyczaili się już do stosowania metody kasowej, wobec czego zmiana niszczy ugruntowaną praktykę. Odmienne traktowanie pracowników i zleceniobiorców zwiększa ryzyko popełnienia błędu, a dodatkowo wymaga dokonania zmian w programach kadrowych, z czym wiążą się dodatkowe koszty. Tym samym w ocenie autora komentarza była to zmiana na gorsze.
Zobacz wszystkie materiały pochodzące z: Vademecum Głównego Księgowego
Skomentowano 0 razy
Średnia ocena artykułu (oddanych głosów: 0)

 
ZOBACZ TAKŻE

Zapisz się na newsletter
Polecamy w oficjalnej księgarni
Wolters Kluwer Profinfo.pl

NAJCZĘŚCIEJ CZYTANE