1.Obowiązki związane z ewidencją i identyfikacją podatników

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, co do zasady mają obowiązek dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo innego właściwego organu na podstawie odrębnych przepisów. Dokonuje się go jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw (art. 5 ust. 1 u.e.i.p.).
 
1.1.Zgłaszanie danych aktualizacyjnych danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym stosuje się:
• odpowiednio przepisy art. 5 ust. 4a u.e.i.p., które dotyczą zgłoszeń dokonywanych m.in. przez pełnomocników,
• wzory formularzy zgłoszeń aktualizacyjnych określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 5 ust. 5 u.e.i.p. albo formularz wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
 
1.2.Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG
Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, a także podatnicy VAT (inni niż wpisani do KRS) mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego, nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.
Przy czym, przedsiębiorcy wpisani do CEIDG powinni stosować przepisy u.s.d.g. Wynika z nich m.in., że wpisaniu do CEIDG podlega m.in. adres zamieszkania przedsiębiorcy, adres do doręczeń przedsiębiorcy oraz adresy, pod którymi jest wykonywana działalność gospodarcza, w tym adres głównego miejsca wykonywania działalności i oddziału, jeżeli został utworzony.
Jak wynika z art. 30 ust. 1 pkt 1 u.s.d.g., przedsiębiorca ma obowiązek złożyć wniosek o zmianę wpisu w terminie 7 dni od dnia zmiany danych objętych zgłoszeniem powstałej po dniu dokonania wpisu do CEIDG, czyli także m.in. dotyczących wymienionych wyżej adresów.
Uwaga!
Jak wynika z instrukcji wypełnienia wniosku CEIDG-1 (instrukcja jest dostępna na stronie: www.ceidg.gov.pl, zakładka: Formularze i instrukcje):
• w celu zgłoszenia zmian we wpisie w CEIDG należy w rubryce 01 (Rodzaj wniosku) wybrać pozycję 2. Wskazanie rubryki lub pola, których zmiana dotyczy następuje poprzez wstawienie znaku „x” w kwadracie po lewej stronie nazwy rubryki/pola;
• w polu 2 rubryki 01 należy podać datę powstania zmiany (przedsiębiorca ma obowiązek złożyć wniosek o zmianę wpisu w terminie najpóźniej 7 dni od dnia zmiany danych);
• każdy wniosek o zmianę danych powinien mieć wypełnione przynajmniej następujące pola: 01.2 (Rodzaj wniosku), 03.3 (Numer PESEL), 03.4 (Numer NIP), 03.5 (Numer REGON), 03.6 (Nazwisko), 03.7 (Pierwsze imię), 03.13 (Data urodzenia), 03.15 (oświadczenie), 07 (Nazwa skrócona), 13.1.2 (Chcę kontynuować ubezpieczenie społeczne rolników), 17 (Informacja dotycząca naczelników urzędów skarbowych).
Rubryki dotyczące adresów przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG to:
• 04. Adres zamieszkania wnioskodawcy;
• 05. Adres miejsca zameldowania wnioskodawcy (jeśli inny niż w rubryce 04);
• 10. Główne miejsce wykonywania działalności gospodarczej;
• 11. Dodatkowe miejsce wykonywania działalności gospodarczej.
 
1.2.1.Zmiana adresu powoduje zmianę zgłoszonego adresu do doręczeń
Zmiana adresu prowadzenia działalności gospodarczej może też dotyczyć adresu do doręczeń. W takim przypadku trzeba przypomnieć, że minister gospodarki doręcza pisma przedsiębiorcy wpisanemu do CEIDG wyłącznie na adres do doręczeń podany we wpisie do CEIDG. Jeżeli przedsiębiorca nie dokona zmiany wpisu do CEIDG w przypadku zmiany adresu do doręczeń, doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny (art. 33a u.s.d.g.).
Uwaga!
Wspomniane wezwanie obejmujące swoją treścią żądanie dokonania zmiany wpisu do CEIDG w zakresie adresu do doręczeń, doręcza się na adres zamieszkania przedsiębiorcy i adresy, pod którymi jest wykonywana działalność gospodarcza, jeżeli są inne niż adres do doręczeń.
 
1.3.Podmioty podlegające wpisaniu do Krajowego Rejestru Sądowego
Podmioty wpisane do KRS dokonują zgłoszenia aktualizacyjnego wyłącznie w zakresie danych uzupełniających wymienionych w powyższej tabeli.
Wpisaniu do KRS podlegają m.in. osobowe spółki handlowe i na swój wniosek występują o zmianę danych zgłoszonych do KRS. Wniosek o wpis aktualnego adresu składa się stosując z urzędowego formularza, tj. KRS-Z1 dla spółki jawnej, partnerskiej i komandytowej, a także KRS-Z2 dla spółki komandytowo-akcyjnej. Składając wniosek, wnioskodawca bez wezwania uiszcza opłatę sądową (250 zł), a jeżeli wpis podlega ogłoszeniu – również opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (art. 19 u.k.r.s.).
Uwaga!
Wniosek o wpis do KRS należy złożyć nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu (art. 22 u.k.r.s.).
 
1.4.Zgłoszenie zmian do rejestru działalności regulowanej
Jak wynika z art. 64 ust. 1 u.s.d.g., jeżeli zgodnie z przepisami odrębnej ustawy dany rodzaj działalności jest działalnością regulowaną w rozumieniu u.s.d.g., przedsiębiorca może wykonywać tę działalność, jeżeli spełnia szczególne warunki określone przepisami tej odrębnej ustawy i po uzyskaniu wpisu w rejestrze działalności regulowanej.
Przedsiębiorca jest obowiązany zgłosić zmianę danych wpisanych do rejestru w terminie 14 dni od dnia zajścia zdarzenia, które spowodowało zmianę tych danych.
 
1.5.Zgłaszanie zmian dla celów VAT
Zgłoszenie dotyczy także podatku od towarów i usług. Jak wynika z art. 96 ust. 12 u.p.t.u., jeżeli dane zawarte w zgłoszeniu rejestracyjnym ulegną zmianie, podatnik ma obowiązek zgłosić zmianę do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Obowiązek ten nie dotyczy przypadków, gdy następuje wyłącznie zmiana danych objętych obowiązkiem aktualizacji na podstawie u.e.i.p., co jednak nie ma zastosowania w przypadku, gdy zgłaszana zmiana powoduje zmianę właściwości organu podatkowego. Zgłoszenia dokonuje się wówczas na formularzu VAT-R.
Uwaga!
Do wniosku o wpis do CEIDG przedsiębiorca może dołączyć zgłoszenie VAT-R.
Podatnik w terminie 7 dni od dnia zmiany miejsca używania kasy informuje o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego, składając zgłoszenie aktualizacyjne danych dotyczących kasy
(zmiana miejsca używania kasy nie wymaga odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy)
W przypadku zmiany miejsca używania kasy podatnik zapewnia dokonanie zmiany w książce kasy w zakresie określenia miejsca używania kasy oraz zapewnia dokonanie zmiany danych zapisanych w pamięci kasy dotyczących adresu punktu sprzedaży, w którym po dokonanej zmianie kasa będzie używana
Jeżeli wystąpią okoliczności skutkujące zmianą właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, podatnik w terminie 7 dni od dnia wystąpienia tych okoliczności składa do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wniosek o zarejestrowanie w prowadzonej przez niego ewidencji kasy, pod dotychczasowym numerem ewidencyjnym kasy
(do wniosku podatnik dołącza informację o dotychczas właściwym naczelniku urzędu skarbowego)
 
2.Powiadomienie kontrahentów i współpracowników
Zmiana miejsca prowadzenia działalności może też spowodować konieczność powiadomienia podmiotów współpracujących z przedsiębiorcą. Chodzi przede wszystkim o kontrahentów i innych podmiotów współpracujących z przedsiębiorcą. Powiadomienie będzie dotyczyło adresu kontaktowego z tymi podmiotami.
W niektórych przypadkach może też wystąpić konieczność zmiany umów zawartych z kontrahentami, tj., w przypadku, gdy zmianie ulegnie adres wskazany w danej umowie.
Podstawa prawna:
– art. 5, 6 i 9 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników – w tekście u.e.i.p.
– art. 25 ust. 1 pkt 5, ust. 5 i 5a, art. 26 ust. 1–2, art. 30 ust. 1 pkt 1 i ust. 2, art. 33a i 35 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej – w tekście u.s.d.g.
– art. 19, 20 i 22 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym – w tekście u.k.r.s.
– art. 96 ust. 12 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – w tekście u.p.t.u.
– art. 43 ust. 5c ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – w tekście u.s.u.s.
– § 11–13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie właściwości organów podatkowych.
– § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących – w tekście r.p.k.s.