Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego.

Jakie są obowiązki pracodawcy w przypadku zmiany przez pracownicę nazwiska, numeru dowodu osobistego oraz adresu zamieszkania, w związku z zawarciem małżeństwa?

Pracodawca zawarł z pracownicą umowę o pracę na czas określony 18 marca 2016 r. - w umowie są wpisane nieaktualne już na tą chwilę dane osobowe (panieńskie nazwisko oraz pierwotny adres zamieszkania). W dniu 15 sierpnia 2016 r. pracownica brała ślub.

Czy pracodawca jest zobowiązany zmieniać dane w dokumentach związanych z zatrudnieniem tej pracownicy, np. w umowie o pracę?

Czy wystarczy oświadczenie pracownicy o zmianie danych osobowych, o których mowa powyżej?

Kiedy najpóźniej pracownik musi złożyć takie oświadczenie?

Czy powinien podać w nim numer aktu małżeństwa?

Czy pracodawca przechowuje takie oświadczenie w części B akt osobowych?

Odpowiedź: w przypadku zmiany danych osobowych pracownik powinien poinformować o tym pracodawcę poprzez złożenie wobec niego oświadczenia np. w formie pisemnej, a pracodawca może wymagać od pracownika okazania mu dokumentu, który potwierdza zaistnienie zmiany np. aktu małżeństwa, dowodu osobistego itd. Oświadczenie należy złożyć do akt osobowych pracownika. Pracodawca, jako płatnik składek, zgłasza zmiany w zakresie danych pracownika do Zakładu ubezpieczeń Społecznych w terminie 7 dni. Pracodawca nie jest natomiast zobowiązany do zmiany treści lub oznaczenia stron umowy o pracę.

Polecamy: Czy można przechowywać w części B akt osobowych kopie aktu małżeństwa i aktu urodzenia?

Uzasadnienie: przepisy prawa pracy nie wskazują definitywnie, w jakim terminie i w jaki sposób pracownik powinien przekazać informację o każdej zmianie danych osobowych. Zakres i sposób pozyskiwania danych osobowych od pracownika określa art. 22(1) § 1-3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p. W przypadku aktualizacji danych należy zastosować analogię do powyższego przepisu. Pracownica powinna zatem złożyć oświadczenie, najlepiej w formie pisemnej, które można umieścić w aktach osobowych, o zmianie danych, a pracodawca ma prawo wymagać udokumentowania tej zmiany np. poprzez okazanie aktu małżeństwa, czy też nowego dowodu osobistego. Zmiana nazwiska nie wpływa natomiast na ważność umowy o pracę, dlatego też nie ma obowiązku jej aneksowania.

Zgodnie z art. 36 ust. 13 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 121) - dalej u.s.u.s. pracodawca powinien zgłosić zmiany w danych pracownika w terminie 7 dni od zaistnienia zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez Zakład.