Spis z natury jest najbardziej pracochłonną metodą inwentaryzacji, a dotyczy następujących składników majątkowych:

1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, które są inwentaryzowane poprzez potwierdzenie sald),

2) papierów wartościowych,

3) rzeczowych składników aktywów obrotowych,

4) środków trwałych (z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony i gruntów, które są inwentaryzowane za pomocą weryfikacji),

5) maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

Ustalenie rzeczywistego stanu wymienionych wyżej aktywów może być przeprowadzone różnymi metodami, w zależności od właściwości fizycznych danego składnika, jego dostępności i warunków składowania. Podstawowe metody spisu z natury to:

– mierzenie,

– ważenie,

– liczenie,

– szacunek.

Wybór właściwych jednostek miary, wagi lub ilości dla inwentaryzowanych składników zależy od tego, w jakich jednostkach prowadzona jest ich ewidencja. Najczęściej stosowane w inwentaryzacji jednostki to:

– sztuki,

– kilogramy,

– metry,

– metry kwadratowe,

– metry sześcienne

oraz jednostki pochodne od nich (np. egzemplarze, gramy, centymetry, itp.).

Jeżeli składniki majątkowe są niedostępne, niepoliczalne, niemierzalne lub dostęp do nich jest utrudniony, wówczas ich stan określa się metodą szacunkową (tzw. inwentaryzacja uproszczona). Metodą tą mogą być objęte na przykład: substancje płynne, materiały sypkie składowane w pryzmach, kopcach, elewatorach, produkcja w toku, itp. Szacunkowe określenie stanu inwentaryzowanych aktywów powinno być przeprowadzone przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach (pracownicy lub powołani rzeczoznawcy). Jeżeli ustalony w ten sposób stan nie różni się od stanu wynikającego z ewidencji księgowej o więcej niż 5-10%, uznaje się, że stan księgowy jest zgodny ze stanem faktycznym.

Ważnym elementem decydującym o sprawnym i prawidłowym przebiegu spisu z natury jest dobór odpowiednich osób, które spis zorganizują i przeprowadzą. Przy ustalaniu składu komisji spisowej należy wziąć pod uwagę następujące zalecenia:

1. Do komisji spisowej nie powinno się powoływać osób, które nie zapewnią bezstronności spisu, tj.:

– osób niemających kwalifikacji zawodowych,

– osób materialnie odpowiedzialnych za składniki objęte spisem,

– pracowników działu księgowości, którzy prowadzą ewidencję inwentaryzowanych składników.

2. W przypadku występowania składników majątkowych o cechach szczególnych konieczne jest włączenie w skład komisji specjalistów (pracowników lub zewnętrznych rzeczoznawców).

Należy podkreślić, że zespoły spisowe nie mogą być poinformowane o ilości inwentaryzowanych aktywów wynikającej z ewidencji.

W celu uniknięcia błędów podczas przeprowadzania spisu komisja powinna ustalić zasady postępowania, tj. kolejność i kryteria liczenia inwentaryzowanych składników oraz podział zadań pomiędzy członków komisji. Podstawową zasadą prawidłowego zliczania jest zasada podwójnej kontroli spisu przez osoby spisujące.

Wyniki inwentaryzacji umieszczane są w arkuszach spisowych. Są to druki ścisłego zarachowania i jako takie wymagają szczególnego traktowania. Wydawane są zespołom spisowym po uprzednim ponumerowaniu, za pokwitowaniem, do rozliczenia po zakończeniu spisu. Arkusze spisowe stanowią dowód księgowy, powinny więc spełniać podstawowe wymogi ustawowe, tj. zawierać co najmniej:

– nazwę jednostki i pola spisowego,

– numer arkusza,

– skład komisji inwentaryzacyjnej, nazwiska osób materialnie odpowiedzialnych za inwentaryzowane aktywa i innych osób uczestniczących w spisie (np. biegłych rewidentów),

– datę rzeczywistego rozpoczęcia i zakończenia spisu,

– datę, na jaką przypada termin spisu (przykładowo inwentaryzację przeprowadza się na dzień 31 grudnia, ale faktyczne spisywanie składników ma miejsce od 20 grudnia do 5 stycznia),

– dane dotyczące spisywanych składników (numer porządkowy, symbol, nazwa, jednostka miary, faktyczna ilość stwierdzona w czasie spisu),

– podsumowanie arkusza.

Arkusze spisowe sporządza się co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał trafia do komórki księgowej a kopia do osoby materialnie odpowiedzialnej za zinwentaryzowane składniki. Błędy popełnione przy wypełnianiu arkusza można poprawić wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu a następnie wpisanie zapisu poprawnego. Korekta powinna być potwierdzona podpisem osoby dokonującej spisu.

Zadaniem inwentaryzacji jest nie tylko ustalenie ilości danego składnika, ale także jego przydatności dla jednostki. Zidentyfikowane niepełnowartościowe składniki ujmuje się przeważnie na oddzielnych arkuszach spisowych z objaśnieniem przyczyn uznania danego składnika za niepełnowartościowy.

Wyceny arkuszy spisowych dokonuje zespół spisowy lub dział księgowości.

Komisja spisowa powinna przeprowadzać spis w obecności osób materialnie odpowiedzialnych za inwentaryzowane mienie. Po zakończeniu prawidłowo przeprowadzonego spisu osoby te powinny złożyć oświadczenie, że wszystkie składniki objęte zostały spisem i że osoby te nie wnoszą zastrzeżeń do pracy zespołu spisowego.

W trakcie inwentaryzacji możliwe są kontrole w celu sprawdzenia prawidłowości przebiegu inwentaryzacji. Kontrolerami spisowymi mogą być:

– główny księgowy,

– kierownik jednostki,

– członkowie komisji inwentaryzacyjnej,

– powołani kontrolerzy,

– biegli rewidenci,

– urzędnicy kontroli skarbowej.

Obowiązkiem jednostki, której sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta jest poinformowanie audytora o terminach inwentaryzacji, aby mógł w niej uczestniczyć jako obserwator.

(...)

Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy