1. Faktury i rachunki

Można powiedzieć, że faktury i rachunki stanową najpopularniejsze dokumenty źródłowe, na podstawie których dokumentuje się w księdze podatkowej zdarzenia gospodarcze – dotyczy to zarówno przychodów, jak i kosztów. Do dokumentowania przychodów fakturami uprawnia wprost § 12 ust. 3 r.p.k.p.r. W przepisie tym ustawodawca wymienia standardowe faktury, faktury VAT RR (dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych). Kwestie związane z wystawianiem faktur VAT regulują przepisy art. 106a-106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – dalej u.p.t.u.

Jeżeli chodzi o rachunki, to ich byt prawny wynika z art. 87 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa – dalej u.o.p. Obowiązkowe elementy rachunku określa natomiast § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach.

Od 1 stycznia 2014 r. przepisy u.p.t.u., jak również przepisy wykonawcze w zasadzie odeszły od posługiwania się pojęciem faktura VAT. Aktualnie wystarczy oznaczyć taki dokument po prostu mianem „faktury". Spowodowane jest to w szczególności faktem, że od 1 stycznia 2014 r. faktury wystawiają nie tylko czynni podatnicy VAT. Mogą je także wystawiać podmioty niebędące podatnikami. Nie powinien zatem dziwić w tej sytuacji fakt, że tzw. niepodatnicy (jeżeli chodzi o VAT) prowadzący PKPiR będą ewidencjonowali w tej księdze przychody na podstawie faktur.

2. Dzienne zestawienia dowodów

Choć faktura lub rachunek stanowią podstawowy dokument źródłowy dokumentujący koszty, to podatnik wcale nie ma obowiązku każdej wystawionej faktury lub każdego wystawionego rachunku bezpośrednio ewidencjonować w księdze podatkowej. Prawodawca dopuszcza bowiem ewidencjonowanie w PKPiR ewidencjonowanie przychodów na podstawie dziennego zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzonego do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem.

Prawodawca mówi tu o „zestawieniu faktur". Wskazane więc byłoby aby podatnik wymienił w takim zestawieniu wszystkie wystawione w danym dniu faktury, wskazał numer, kontrahenta, wartość każdej z nich, zaś na końcu dokonał zsumowania ich wartości. W praktyce jednak podatnicy bardzo często sporządzają zestawienia faktur, które jedynie wymieniają faktury wystawione w danym dniu oraz wskazują ich wartość.

ABC Jan Kowalski Warszawa 2014-04-07

ul. Jasna 8

00-123 Warszawa

NIP: 846-125-58-89

Zestawienie faktur nr 7/04/2014

Numery faktur od 99/04/2014 do 118/04/2014

Wartość netto faktur: 28.000 zł

Przedstawiony wyżej sposób sporządzania zestawień faktur VAT jest dopuszczalny i akceptowany przez organa podatkowe. Nie ma zatem potrzeby sporządzania bardziej szczegółowych dokumentów. Należy pamiętać, że w takiej sytuacji tzw. dokumentem źródłowym nie jest zestawienie samo w sobie, ale określone w nim faktury (rachunki). Chcąc więc zweryfikować prawidłowość danych zawartych w PKPiR, organ podatkowy i tak będzie musiał sięgnąć do wystawionych przez podatnika faktur/rachunków.

3. Raporty dobowe i miesięczne z kasy fiskalnej

W Przypadku podatników ewidencjonujących obroty przy użyciu kas rejestrujących, podstawą wpisu do PKPiR będą generowane za pomocą takiej kasy tzw. raporty dobowe (§ 20 ust. 1 r.p.k.p.r.). Przy czym zauważyć należy, że możliwe jest także dokonywanie zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, w terminie do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, na podstawie danych wynikających z raportów miesięcznych (§ 20 ust. 2 pkt 8 r.p.k.p.r.).

Zarówno w przypadku raportów dobowych, jak i w przypadku raportów miesięcznych, pamiętać należy o ewentualnym skorygowaniu kwot mających wpływ na wysokość przychodu. Typowym przypadkiem, w którym podatnik powinien skorygować dane wynikające z raportu dobowego lub raportu miesięcznego, będzie np. zwrot towaru. Zwroty towarów powinny wynikać z prowadzonego przez podatnika tzw. zeszytu korekt – kasy fiskalne bowiem nie przewidują same w sobie możliwości korygowania zaewidencjonowanych za ich pomocą zapisów. Zeszyt taki będzie stanowił ewidencję, w oparciu o którą, zgodnie z § 20 ust. 3 r.p.k.p.r. podatnik powinien korygować dane wynikające z raportu, w celu zaewidencjonowania ich w PKPiR.

Zdarza się, że podatnik który zaewidencjonował sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej, dokumentuje tą samą sprzedaż fakturą VAT. Należy pamiętać, że takich faktur podatnik nie ewidencjonuje w PKPiR. Wskazuje na to wprost § 20 ust. 4 r.p.k.p.r. Należy tu jedynie pamiętać o konieczności dołączenia do takiej faktury zwróconego przez nabywcę oryginału paragonu – nabywca bowiem, który po zarejestrowaniu sprzedaży za pomocą kasy i otrzymaniu paragonu żąda wystawienia faktury, powinien zwrócić sprzedawcy otrzymany paragon.

4. Dowody wewnętrzne

Podatnicy, którzy z różnych przyczyn nie dokumentują sprzedaży fakturami VAT lub przy zastosowaniu kas rejestrujących, mają możliwość dokumentowania sprzedaży tzw. dowodami wewnętrznymi. Dowody wewnętrzne (sprzedaży) sporządza się jeden raz na koniec dnia. W takim dowodzie w jednej kwocie wykazywana jest wartość przychodów osiągniętych w danym dniu, w którym nastąpiła sprzedaż (§ 19 r.p.k.p.r.). Podatnicy bardzo często sporządzają dowody wewnętrzne na wzór ewidencji sprzedaży – tj. opisują w nich każdą jednostkową sprzedaż. Należy zaś zauważyć, że § 19 ust. 1 r.p.k.p.r. upoważnia podatników do określenia w dowodzie wewnętrznym w jednej kwocie wartości przychodów za dany dzień.

ABC Jan Kowalski Warszawa 2014-04-07

ul. Jasna 8

00-123 Warszawa

NIP: 846-000-00-00

Sprzedaż nieudokumentowana - 1500 zł.

Słownie - (jeden tysiąc pięćset 00/100)

Nr pozycji księgowej w PKPiR - 43

Sporządził

..........

Imię nazwisko, podpis

Warto zauważyć, że wystawienie dowodu wewnętrznego będzie w niektórych przypadkach obowiązkiem podatnika. Choć bowiem dowód wewnętrzny stanowi niewątpliwie uproszczony dokument księgowy, to prawodawca nie wskazuje, że podatnicy w określonych przypadkach mogą wystawić dowód wewnętrzny, ale że księgują przychody na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego. W przypadku więc dokonania w danym dniu sprzedaży niezaewidencjonowanej za pomocą kasy fiskalnej lub nieudokumentowanej fakturą, ewentualnie niezaewidencjonowanej w ewidencji sprzedaży VAT, podatnicy wręcz mają obowiązek wystawić dowód wewnętrzny dokumentujący sprzedaż w danym dniu. W przypadku zaniechania tego obowiązku (np. zaewidencjonowania sprzedaży nieudokumentowanej bezpośrednio w księdze PKPiR), w trakcie ewentualnej kontroli księga może być uznana za wadliwą (wniosek z § 11 ust. 2 r.p.k.p.r.).

5. Zapisy w księdze podatkowej na podstawie ewidencji VAT

W przypadku podatników prowadzących w oparciu o odrębne przepisy ewidencję sprzedaży VAT, możliwe jest ewidencjonowanie sprzedaży w PKPiR w oparciu o taką ewidencję, a ściślej w oparciu o sporządzone na podstawie tej ewidencji zestawienie (§ 21 ust. 1 r.p.k.p.r.). Zestawienie takie powinno zawierać co najmniej: datę i kolejny numer zestawienia, sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku od towarów i usług (§ 21 ust. 2 r.p.k.p.r.).

(...)

Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy