W myśl ustawy o rachunkowości jednostki powinny dokonywać odpisów amortyzacyjnych w sposób systematyczny i planowany. Określenie „systematycznie" oznacza, w tym przypadku, że odpisy powinny być dokonywane w stałych odstępach czasu, przy czym częstotliwość ich naliczania, co miesiąc, co kwartał, czy raz w roku, zależy od decyzji kierownika jednostki. Zazwyczaj odpisy amortyzacyjnie naliczane są w odstępach czasu wynikających z okresów rozliczania zaliczek na podatek dochodowy, tzn. miesięcznie lub kwartalnie.

Zobacz także: Amortyzacja w firmie sposobem na pomniejszenie kosztów

Naliczanie odpisów amortyzacyjnych musi się odbywać w sposób planowany, co oznacza, że jednostka powinna zdefiniować okres ekonomicznej użyteczności składnika majątkowego, a więc czas jego użytkowania i amortyzowania w jednostce, określić przy tym metodę i stawkę amortyzacji, a także częstotliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych.

Przy ustalaniu okresu amortyzacji i związanej z nim rocznej stawki amortyzacyjnej, jak również przy dokonywaniu okresowej ich weryfikacji uwzględnia się okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego, na co mają wpływ, w szczególności:

• liczba zmian, na których pracuje środek trwały;

• tempo postępu techniczno-ekonomicznego;

• wydajność środka trwałego mierzona liczbą godzin jego pracy lub liczbą wytworzonych produktów albo innym właściwym miernikiem;

• prawne lub inne ograniczenia czasu używania;

• przewidywana przy likwidacji cena sprzedaży netto istotnej pozostałości środka trwałego.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości jednostka może rozpocząć dokonywanie odpisów amortyzacyjnych najwcześniej od momentu przyjęcia do użytkowania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej. Zazwyczaj jednak, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od następnego miesiąca po miesiącu, w którym oddano środek trwały lub wartość niematerialną i prawną do użytkowania, co wynika z rozwiązań podatkowych, zawartych w ustawach o podatku dochodowym od osób prawnych oraz od osób fizycznych.

Okres ekonomicznej użyteczności, wpływający na wysokość stawki amortyzacyjnej stosowanej dla celów rachunkowości, w przypadku takiego samego środka trwałego, ale użytkowanego w różnych przedsiębiorstwach i w różnych warunkach, może znacząco się różnić. Zależeć to będzie od zakładanego okresu użytkowania, a ten z kolei od różnych, wymienionych wyżej warunków, takich jak liczba zmian, na których pracuje środek trwały, jego rzeczywistej wydajności związanej z intensywnością wykorzystywania oraz od prawnych lub innych ograniczeń czasu użytkowania, itp.

Przykład 1

Spółka A zakupiła aparaturę kontrolno-pomiarową stosowaną w procesach produkcyjnych za kwotę 300.000 zł. Służby techniczne spółki oszacowały, uwzględniając m.in. stopień jej wykorzystywania (produkcja na 1 zmianę), postęp techniczny w tej dziedzinie, brak ograniczeń prawnych, że przewidywany okres użytkowania tego środka trwałego będzie wynosił 8 lat. Ponieważ stwierdzono brak końcowej wartości sprzedaży netto (wartości rezydualnej) tej aparatury po zakończeniu jej użytkowania, roczną stawkę amortyzacyjną dla amortyzacji metodą liniową wyliczono na 12,5%, wg wzoru:[(wartość początkowa – wartość końcowa) x 100%] / (okres użytkowania w latach × wartość początkowa) = (300.000 x 100%) / (8 x 300.000) = 12,5%

W spółce B zakupiono taką samą aparaturę za kwotę 296.000 zł. Dział techniczny spółki oszacował, że przy intensywnym użytkowaniu na 3 zmiany, okres ekonomicznej użyteczności tego środka trwałego wyniesie 5 lat. Roczna stawka amortyzacyjna dla amortyzacji metodą liniową wyliczona została w wysokości 20%: [(wartość początkowa – wartość końcowa) x 100%] / (okres użytkowania w latach × wartość początkowa brutto) = (296.000 x 100%) / (5 x 296.000)= 20,00%

Spółka A stosując miesięczne naliczanie amortyzacji będzie odpisywała co miesiąc 3125 zł wartości początkowej urządzenia przez 96 miesięcy jego użytkowania. Spółka B będzie odpisywać w koszty miesięcznie 4993,33 zł przez 60 miesięcy.

W świetle przepisów ustawy o rachunkowości poprawność stosowanych okresów i stawek amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych powinna być przez jednostkę okresowo weryfikowana, powodując odpowiednią korektę dokonywanych w następnych latach obrotowych odpisów amortyzacyjnych. Należy zaznaczyć, że stawki amortyzacyjne mogą ulec zmianie wyłącznie od początku kolejnego roku obrotowego, a nie w trakcie jego trwania. Nie może zostać zmieniona również metoda amortyzacji przyjęta z chwilą wprowadzenia środka trwałego do używania i wpisania go do rejestru środków trwałych.

Zmiana wcześniej ustalonej stawki amortyzacyjnej odnosi się do sytuacji, gdy uległy zmianie warunki uwzględnione przy ustalaniu odpisów amortyzacyjnych w momencie przyjęcia środka trwałego do użytkowania, ewentualnie po późniejszej weryfikacji okresów i stawek amortyzacyjnych.

Korekty przyszłych odpisów amortyzacyjnych w następnych po weryfikacji latach, dokonuje się w wyniku zmiany stawek amortyzacyjnych wówczas, gdy w trakcie użytkowania środka trwałego okaże się, że nie jest możliwe odpisanie całej wartości początkowej środka trwałego w koszty w rzeczywistym okresie jego eksploatacji. Oznacza to, że wyznaczony wcześniej okres amortyzacji okazał się zbyt długi, a przyjęta stawka amortyzacji zaniżona. Zmiany stawki amortyzacyjnej należy dokonać również w sytuacji odwrotnej, gdy pełne odpisanie wartości początkowej nastąpiłoby zbyt wcześnie, przed zakończeniem użytkowania środka trwałego, co z kolei oznacza, że stawkę amortyzacji w aktualnych warunkach należałoby uznać za zawyżoną, a ustalony okres amortyzacji za zbyt krótki.

Weryfikacja i ewentualna zmiana stosowanej dotychczas stawki amortyzacyjnej dokonywane są w celu urealnienia wartości środków trwałych, poprzez korektę przyszłych odpisów amortyzacyjnych.

Ważne!

Jeżeli w wyniku weryfikacji dotychczas stosowanej stawki amortyzacyjnej zostanie ona uznana za zawyżoną lub zaniżoną, nie przeprowadza się korekty dokonanych w poprzednich latach odpisów amortyzacyjnych lecz jedynie w stosunku do okresów przyszłych, następujących od nowego roku po weryfikacji i zmianie.

(...)

Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy