Inwentaryzacja jest to ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki w określonym momencie. Celem inwentaryzacji jest weryfikacja danych ewidencyjnych przez ich porównanie ze stanem faktycznym. Inwentaryzacja zapewnia realizację naczelnej koncepcji rachunkowości, jaką jest prezentacja wiernego i rzetelnego obrazu przedsiębiorstwa. Ponadto jest ona jednym z narzędzi kontroli wewnętrznej w jednostce. W rezultacie prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji następuje:

– ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów jednostki,

– ustalenie różnic między stanem faktycznym a ewidencją księgową,

– rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątku,

– ocena przydatności inwentaryzowanych składników,

– rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w celu doprowadzenia do zgodności danych księgowych ze stanem rzeczywistym.

Zgodnie z art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - dalej u.o.r. - inwentaryzacji podlegają wszystkie aktywa i pasywa jednostki, a także powierzone jednostce składniki majątkowe będące własnością innych podmiotów.

Uwaga!

Obowiązek objęcia inwentaryzacją obcych składników majątku nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

Ustawa o rachunkowości przewiduje trzy sposoby przeprowadzania inwentaryzacji:

1) spis z natury,

2) potwierdzenie prawidłowości stanu,

3) porównanie danych księgowych z dokumentami.

Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji zależy od rodzaju składnika aktywów lub pasywów będącego przedmiotem tej procedury.

1. Spis z natury 

Spis z natury obejmuje składniki, które z reguły można policzyć, zmierzyć lub zważyć, takie jak:

– aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),

– środki trwałe (z wyłączeniem gruntów i środków trwałych trudno dostępnych),

– nieruchomości zaliczone do inwestycji,

– maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,

– rzeczowe składniki aktywów obrotowych,

– papiery wartościowe w postaci materialnej,

– składniki będące własnością innych podmiotów powierzone jednostce w celu ich sprzedaży, przechowywania, przetwarzania lub używania.

2. Potwierdzenie prawidłowości stanu

Inwentaryzacja za pomocą uzyskania potwierdzenia prawidłowości stanu ma zastosowanie do:

– aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,

– należności, w tym udzielanych pożyczek i zobowiązań (z wyłączeniem należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz z tytułów publicznoprawnych),

– własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom.

3. Porównanie danych księgowych z dokumentami

Porównanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami dotyczy aktywów i pasywów, których co do zasady nie da się zinwentaryzować w inny sposób oraz tych, dla których dwa poprzednie sposoby nie mogą być zastosowane w wyjątkowych sytuacjach (np. zapasy zboża w silosach). Tym sposobem inwentaryzacji objęte zatem będą:

– grunty,

– prawa zakwalifikowane do nieruchomości,

– trudno dostępne środki trwałe,

– środki trwałe w budowie (z wyjątkiem wchodzących w ich skład maszyn i urządzeń),

– należności sporne i wątpliwe,

– należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

– należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych,

– należności i zobowiązania wobec pracowników,

– wartości niematerialne i prawne,

– kapitały własne,

– rezerwy,

– rozliczenia międzyokresowe kosztów,

– przychody przyszłych okresów,

– pozostałe składniki aktywów i pasywów.