Pytanie pochodzi z Vademecum Głównego Księgowego

Prowadzę firmę, w której zatrudniam trzech pracowników. Zajmuję się montażem solarów. Montaż jest wykonywany na terenie kraju. Pracownicy w umowach jako miejsce wykonywania pracy mają wpisane "teren kraju". Wyjeżdżając z pracownikami na montaże, pokrywam koszty zakwaterowania (noclegów) oraz wyżywienia, które są udokumentowane fakturami na firmę.

Czy te koszty stanowią dla mnie koszt podatkowy i mogą być ujęte w poz. 13 PKPiR? Czy koszty te stanowią przychód do opodatkowania? Czy w związku z tym, że teren kraju stanowi dla pracownika miejsce jego pracy, to jest to tylko mój koszt podatkowy, a dla pracownika nie stanowi to przychodu?

Odpowiedź

Wydatki na noclegi i wyżywienie pracowników stanowią dla firmy koszty uzyskania. U pracownika wartość noclegów nie powinna być zaliczona do przychodów, ale zdania na ten temat są podzielone.

Uzasadnienie

Skoro pracownik ma określone, że jego miejscem pracy jest cały kraj, to podróże po terenie Polski nie stanowią dla niego podróży służbowych - w myśl art. 77[5]§ 1 ustawy z 26.06.1974 r. o podatku dochodowym od osób prawnych podróż służbowa tso wyjazd poza siedzibę lub poza stałe miejsce pracy. W efekcie wyjazd do innej miejscowości w Polsce nie będzie stanowić dla pracownika podróży służbowej. Jednocześnie pracownik uzyskuje świadczenie (opłacone noclegi i wyżywienie). Przez długie lata organy podatkowe na podstawie art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f., uznawały, iż w takim przypadku pracownik uzyskuje przychód podlegający opodatkowaniu. Problem jednak w tym, że pracownik w wyniku opłaconego noclegu nie uzyskuje tak naprawdę przysporzenia majątkowego, wobec czego koszty noclegu nie powinny być uznawane za przychody.

Dostrzegł to także Trybunał Konstytucyjny, który w wyroku z 8.07.2014 r., K 7/13 uznał, że nocleg nie jest przychodem, gdyż po pierwsze jest on finansowany w interesie pracodawcy, a nie pracownika, a po drugie nie stanowi u niego przysporzenia majątkowego – pracownik nie staje się bogatszy tylko dlatego, że przenocuje w danym hotelu.

Niestety mimo wyroku TK sytuacja bynajmniej nie jest jednoznaczna. Wciąż zdarzają się bowiem opinie, że nocleg jest jednak przychodem.

Osobiście uważam, że u pracowników nie powstanie przychód z tytułu zapewnionych noclegów, gdyż koszty noclegów są ponoszone w interesie pracodawcy, a nie pracownika. Pracownik nie uzyskuje także przysporzenia majątkowego z tytułu zapewnionego noclegu. Dokładniejszą argumentację można znaleźć w uzasadnieniu wyroku TK, K 7/13.

Uwagi:

• 1. Wartość posiłków zapewnionych przez pracodawcę stanowi przychód pracowników.
• 2. Od zasady powyższej istnieją jednak wyjątki:
  • a) w przypadku podróży służbowych organy podatkowe (zazwyczaj) i sądy (czasami) twierdzą, że opodatkowaniu podlega nadwyżka wartości posiłku powyżej wartości diety (30 zł na dzień w przypadku podróży krajowych). Można też jednak spotkać inne zdanie – bardziej uzasadnione logicznie – zob. np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 3.10.2013 r., III SA/Wa 937/13)
  • b) posiłki zbiorowe, których nie da się przypisać do poszczególnych osób nie stanowią przychodu w myśl postanowień wyroku TK, K 7/13).
• 3. W innych przypadkach należy naliczyć od wartości posiłków PIT. Składek ZUS można uniknąć wypełniając warunki z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.