Obowiązek stosowania kas rejestrujących wprowadził przepis art. 111 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – dalej u.p.t.u.

Szczegółowe informacje na temat zwolnień od obowiązku stosowania kas rejestrujących zapisane zostały w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących – dalej r.k.r.; z kolei zagadnienie odliczania i zwrotu wydatków poniesionych na zakup kasy normowane jest w przepisach rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących – dalej r.z.k.r.
Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, zobowiązani są do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Obowiązek taki wprowadzony został przez normę prawną zapisaną w art. 111 u.p.t.u.
Od przedstawionej powyżej zasady ogólnej przewidziane zostały odstępstwa.
W przepisach r.k.r. zapisane zostały zwolnienia od obowiązku ewidencjonowania sprzedaży (obrotu i podatku) za pomocą kasy rejestrującej.
Na podstawie przepisów § 2 ust. 1 r.k.r. zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania do dnia 31 grudnia 2014 r. - sprzedaż w zakresie czynności wymienionych w załączniku do r.k.r.
Przy czym zastrzeżone zostało, że w przypadku podatników świadczących usługi, o których mowa w poz. 21, 24 i 25 załącznika do r.k.r., czyli w przypadku:
• pozostałych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU ex 55.90.1) z wyłączeniem PKWiU 55.90.13.0 - dotyczy wyłącznie: usług krótkotrwałego zakwaterowania pozostałe, gdzie indziej niesklasyfikowane (z wyłączeniem usług hotelarskich i turystycznych)
• wynajmu i usług zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi (PKWiU ex 68.20 1)
• usług związanych z obsługą rynku nieruchomości (PKWiU ex 68.3)
zwolnienie ma zastosowanie, jeżeli usługi te w całości są dokumentowane fakturą.
Oprócz zwolnienia wskazanego powyżej a mającego charakter przedmiotowy prawodawca zwolnił
1) podatników, u których kwota obrotu realizowanego na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20.000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli kwota obrotu z tego tytułu nie przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20.000 zł;
2) podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2012 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywany przez podatnika obrót z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20.000 zł;
3) podatników, którzy dokonują dostawy towarów lub świadczą usługi zwolnione z obowiązku ewidencjonowania, wymienione w części I załącznika do rozporządzenia, w przypadku gdy udział obrotu z tytułu czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania, wymienionych w części I załącznika do rozporządzenia, w całkowitym obrocie podatnika realizowanym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych był w poprzednim roku podatkowym wyższy niż 80%;
4) podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2012 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywany przez podatnika udział procentowy obrotu za okres pierwszych sześciu miesięcy wykonywania tych czynności, a w przypadku gdy przewidywany okres wykonywania tych czynności w roku podatkowym jest krótszy niż sześć miesięcy - przewidywany udział procentowy obrotu za okres do końca roku, będzie wyższy niż 80%.
Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, o którym mowa powyżej w pkt 1, nie stosuje się w przypadku podatników, którzy w poprzednim roku podatkowym byli obowiązani do ewidencjonowania lub przestali spełniać warunki do zwolnienia.
Z kolei zwolnienia, o którym mowa w pkt 3, nie stosuje się w przypadku podatników, którzy w pierwszym lub drugim półroczu poprzedniego roku podatkowego osiągnęli udział procentowy obrotu równy lub niższy niż 80%.
Na podstawie przepisu przejściowego podatnik, który w 2012 r. przekroczył limit uprawniający do zwolnienia był zobligowany do zaprowadzenia kasy od 1 marca 2013 r.
Jednak, zgodnie z dyspozycją przepisu § 4 r.k.r., zaprezentowane powyżej zwolnienia podmiotowe (uzależnione od wysokości obrotu) i przedmiotowe (tj. przysługujące z uwagi na wykonywanie konkretnych czynności), bez względu na wysokość osiąganych obrotów, nie stosuje się:
1) dostaw:
a) gazu płynnego,
b) części do silników (PKWiU 28.11.4),
c) silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1),
d) nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1),
e) przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2),
f) części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0),
g) części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0),
h) silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3),
i) sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),
j) sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),
k) wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 u.p.t.u.,
l) płyt CD, DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridżów i innych analogowych lub cyfrowych nośników danych zawierających zapisane dane lub zapisane pakiety oprogramowania komputerowego, w tym również sprzedawanych łącznie z licencją na użytkowanie,
m) wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,
n) wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyjątkiem towarów, dostarczanych w sposób określony w poz. 42 załącznika do r.k.r.;
2) świadczenia usług:
a) przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyjątkiem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do r.k.r.,
b) przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami.
Wyłączenie, o którym mowa w pkt 1 lit. b-l nie stosuje się do zwolnień wynikających z poz. 33 załącznika do r.k.r., tzn. w przypadku świadczeń na rzecz pracowników świadczącego oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administrowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe, jak również przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali.
W przypadku utraty prawa do zwolnienia od obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, nie zachodzi potrzeba ewidencjonowania w kasie całości sprzedaży. Istotne jest bowiem to, że we wskazanych w r.k.r. terminach utraty zwolnienia faktycznie podatnicy są obowiązani rozpocząć ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas, która została zgłoszona przez podatnika do naczelnika właściwego urzędu skarbowego do prowadzenia ewidencji we wszystkich miejscach prowadzenia sprzedaży, na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca podatnicy są obowiązani zastosować do ewidencjonowania kolejne kasy, w liczbie nie mniejszej niż liczba kas przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu ewidencjonowania wynikająca z dokonanego przez podatnika zgłoszenia.
To oznacza, że podatnik, który postępuje zgodnie z zaleceniami prawa, przedłuża odpowiednio okres zwolnienia od obowiązku ewidencjonowania w części dotyczącej obrotów realizowanych na stanowiskach kasowych, na których ewidencjonowanie powinno być prowadzone w kolejnych miesiącach.
Każda czynność podlegająca ewidencjonowaniu w kasie rejestrującej musi być do niej „wprowadzona" w momencie powstania obowiązku podatkowego w VAT, co np. w przypadku detalicznej dostawy towarów zazwyczaj oznacza moment wydania towaru a w przypadku wcześniejszego otrzymania zapłaty w dacie jej uzyskania. Istotne problemy z ewidencjonowaniem obrotu i podatku za pomocą kasy rejestrującej napotkają ci podatnicy, którzy wykonując czynności opodatkowane, jako podstawę obliczenia VAT wykazują nie całą wartość dostawy lub usługi, lecz jedynie marżę, tzn. kwotę stanowiącą różnicę między całkowitą kwotą, którą ma zapłacić nabywca towaru, a kwotą nabycia, pomniejszoną o kwotę podatku. Możliwość taką dają np. przepisy art. 120 u.p.t.u., konstytuujące szczególny sposób opodatkowania przez podatników, którzy dokonują dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich lub antyków nabytych uprzednio przez tego podatnika dla celów prowadzonej działalności lub importowanych w celu odprzedaży.
W przepisie § 6 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących – dalej "rozporządzenie" Minister wskazał, że podatnicy przyporządkowują dowolną wolną literę, z wyjątkiem litery "A", wartości 0% (tzw. zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 u.p.t.u.; przyporządkowanie odpowiedniej litery dla tego rodzaju sprzedaży odnotowuje serwisant w książce kasy.
To oznacza, że podatnik opodatkowujący marżę musi ewidencjonować całą wartość sprzedaży.
Oczywiście kwota całej sprzedaży zaewidencjonowana w kasie nie może być uwzględniana przy wypełnianiu deklaracji podatkowej.
(...)
Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy