Ustawa o rachunkowości definiuje rezerwy jako zobowiązania, których termin wymagalności albo kwota nie są pewne.

Jednym z warunków utworzenia rezerwy jest możliwość wiarygodnego oszacowania kwoty zobowiązania w terminie jego wymagalności. Oszacowanie powinno uwzględniać wiedzę i doświadczenie kierownictwa jednostki oraz wszelkie dostępne informacje na temat ryzyka i niepewności towarzyszącej zdarzeniom na które tworzy się rezerwy.

Tworzenie rezerw jest przejawem stosowania zasady ostrożności. Jednak, rezerwy nie mogą być tworzone w wysokości nadmiernej. W skomplikowanych przypadkach kierownictwo jednostki może zlecić dokonanie szacunku niezależnemu ekspertowi. Należy stwierdzić, że przy ustalaniu wysokości rezerwy nie chodzi o dokładność „co do złotówki”, bo z reguły nie jest to możliwe.

Wysokość rezerwy powinna wynikać z zastosowania odpowiednich metod szacunku, w tym także metod statystycznych. Ponadto jednostka powinna posiadać dokumentację, pozwalającą zweryfikować poziom utworzonych rezerw.

Kwotę szacunku należy uznać za wiarygodną, gdy zgodnie z racjonalnymi przesłankami ustalono ją w wysokości kwoty, jaką jednostka musiałaby zapłacić wypełniając zobowiązanie na dzień bilansowy lub zapłacić stronie trzeciej za przejęcie zobowiązania w tym samym terminie.

Rezerwy tworzy się na pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których wielkość można w sposób wiarygodny oszacować, a w szczególności na straty z transakcji gospodarczych, oraz inne prawdopodobne i możliwe do oszacowania przyszłe zobowiązania, wynikające np. z tytułu udzielenia gwarancji lub poręczeń.

W bilansie rezerwy na zobowiązania wykazywane są w następującym układzie:

B. I. Rezerwy na zobowiązania

1. Rezerwa z tytułu odroczonego podatku dochodowego

2. Rezerwa na świadczenia emerytalne i podobne

– długoterminowa

– krótkoterminowa

3. Pozostałe rezerwy

– długoterminowe

– krótkoterminowe

W wyniku finansowym należy uwzględnić rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń. Rezerwy te należy uwzględnić także wówczas, gdy zdarzenia uzasadniające ich utworzenie zostaną ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych. Do podziału rezerw na długo i krótkoterminowe stosuje się analogiczne zasady jak w przypadku zobowiązań.

Do krótkoterminowych zalicza się całość lub część rezerw, co do których przewiduje się ich wykorzystanie, np. zapłatę, w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Rezerwy, które staną się zobowiązaniem później aniżeli 12 miesięcy od dnia bilansowego należy zaliczyć do długoterminowych. Jednakże rezerwę z tytułu odroczonego podatku dochodowego zalicza się w całości do zobowiązań długoterminowych, nawet, jeżeli jej część wpłynie na wysokość podatku za następny rok obrotowy.

Rezerwy, z wyjątkiem dotyczących podatku dochodowego, obciążają odpowiednio: pozostałe koszty operacyjne, koszty finansowe lub straty nadzwyczajne, zależnie od okoliczności, z którymi wiążą się przyszłe zobowiązania. Rezerwy z tytułu odroczonego podatku dochodowego wpływają bezpośrednio na wynik finansowy brutto danego okresu lub na kapitał z aktualizacji wyceny, jeżeli wiążą się z operacjami rozliczanymi bezpośrednio z tym kapitałem.

Powstanie zobowiązania, na które uprzednio utworzono rezerwę, pomniejsza tę rezerwę (Wn konto, na którym utworzono rezerwę, Ma konto rozrachunkowe). Niewykorzystane rezerwy, wobec zmniejszenia się lub ustania ryzyka uzasadniającego ich utworzenie, zwiększają na dzień, w którym okazały się zbędne, odpowiednio pozostałe przychody operacyjne, przychody finansowe lub zyski nadzwyczajne (Wn konto, na którym utworzono rezerwę, Ma właściwe konto przychodów lub zysków nadzwyczajnych).

Wymienione w ustawie tytuły tworzenia rezerw nie stanowią zamkniętego katalogu, a zatem mogą i powinny być, w uzasadnionych przypadkach, tworzone również rezerwy na inne, pewne lub o dużym prawdopodobieństwie przyszłe zobowiązania, których kwotę można wiarygodnie oszacować.

Fakt pominięcia w znowelizowanej ustawie „rezerw na należności”, wynika z wprowadzonej definicji rezerw. Nieściągalność należności nie powoduje zobowiązania, lecz stratę. „Rezerwy na należności” zastąpione zostały odpisami aktualizującymi. Należności prezentowane są w bilansie w wartości netto po pomniejszeniu ich o dokonane odpisy aktualizujące wartość tych aktywów.