Strona główna » ABC własnej firmy » Zarządzanie czasem przez kierownika i przedsiębiorcę

Zarządzanie czasem przez kierownika i przedsiębiorcę

29.08.17

To, że przedsiębiorcy i osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych należą do ludzi nieustannie zapracowanych, traktuje się często jako rzecz oczywistą. Tak jakby posiadanie czasu wolnego było albo niemożliwe, albo nawet dyskredytowało kogokolwiek w roli szefa. Ale czy na pewno tak musi być?

articleImage: Zarządzanie czasem przez kierownika i przedsiębiorcę fot. Thinkstock

Chwalenie się pracoholizmem, przejawiającym się poprzez pracę siedem dni w tygodniu i zarywanie nocy, w pewnych środowiskach nadal jest popularne. Na szczęście jednak coraz częściej można też usłyszeć głosy sprzeciwu, które nie łączą pracoholizmu menedżerów z ich efektywnością i zaangażowaniem, ale przeciwnie – ze słabą organizacją pracy. Mówiąc inaczej – jeśli ktoś nie jest w stanie zaplanować swojego dnia tak, aby znaleźć czas na wypoczynek i sen, wskazuje to raczej na jego problemy niż jest powodem do dumy.

www.twoja-firma.abc.com.pl/czytaj/-/artykul/6-zasad-profesjonalnej-obslugi-klienta

Brak czasu na sen
 
Greg McKeown w książce „Esencjalista” bliżej przyjrzał się temu, jak ważny jest sen dla efektywności. Wśród badań, na które się powołuje, są m.in. wnioski z badań K. Andersa Ericssona, który odkrył, że najlepszych muzyków od przeciętnych różniło to, że ci pierwsi przeznaczali na ćwiczenia więcej czasu niż drudzy. W tym samym badaniu wyszło jednak na jaw coś jeszcze. Otóż, najlepsi muzycy spali średnio 8,6 godziny na dobę, a w ciągu tygodnia łącznie niemal 3 godziny przeznaczali na popołudniowe drzemki. Większa ilość snu wyraźnie wyróżniała ich na tle „zwykłych” ludzi, którzy w ciągu nocy spali średnio o godzinę krócej, a na drzemki nie przeznaczali nawet godziny w tygodniu.
 
Z tego, oraz innych badań przytaczanych przez McKeowna wynika, że zaniedbywanie snu obniża wydajność, zmniejsza kreatywność, a nawet sprawia, że na rozwiązanie tego samego problemu potrzebujemy znacznie więcej czasu. Jeśli ktoś śpi codziennie po 4-5 godzin, funkcjonuje tak, jakby we krwi cały czas miał 0,1% alkoholu. Tymczasem pracowanie na wysokich obrotach wymaga 100-procentowej „trzeźwości”.
„Krótko mówiąc, to sen pozwala nam funkcjonować na najwyższym poziomie wydajności i osiągać więcej w krótszym czasie” – twierdzi McKeown.
 
Brak czasu na myślenie
 
W tej samej książce odnajdujemy przykłady znanych liderów, którzy bez ogródek przyznają, że świetnie funkcjonują właśnie dzięki temu, że znajdują czas zarówno na sen, jak i na... myślenie. Nie chodzi oczywiście o to, że zapracowani menedżerowie są bezmyślni, ale że z powodu nawału zadań, które na siebie biorą, często działają niczym automaty. Przeskakują z jednej czynności do drugiej, przebiegają ze spotkania na spotkanie a działając wciąż pod presją czasu, nie znajdują już w swym umyśle wolnej przestrzeni na wizję, strategię czy kreatywne rozwiązywanie problemów.
 
Do osób, które uważają, że potrzebują zarówno dużo czasu na spanie, jak i na myślenie, należy Jeff Bezos, założyciel Amazona. Potwierdza on, że gdy prześpi osiem godzin, potem czuje się lepiej i jaśniej myśli. Z kolei Jeff Weiner, dyrektor generalny LinkedIn codziennie pozostawia w swoim terminarzu dwie niezagospodarowane godziny. I choć czas ten zazwyczaj dzieli na półgodzinne przedziały, to i tak uznaje ten czas za niezbędny dla swojej kreatywności i dla rozwoju jego firmy. To właśnie w ciągu tych dwóch godzin zadaje sobie kluczowe pytania, które pozwalają mu nadać odpowiedni kierunek działaniom biznesowym. To trochę taki coaching odbywany sam na sam ze sobą. W trakcie każdej sesji Weiner ładuje swoje baterie i odzyskuje radość ze swojej pracy.
 
Przytaczany jest również przykład Billa Gatesa, który regularnie, dwa razy do roku, robił sobie tydzień wolnego na czytanie książek i rozmyślanie. Zwyczaj ten narodził się w latach '80, ale okazał się tak wartościowy, że Gates nigdy z niego nie zrezygnował – nawet w czasie najgorętszych okresów w historii Microsoftu.
 
Problem z delegowaniem zadań
 
Dlaczego jednak tak się dzieje? Dlaczego menedżerowie tak często i tak łatwo są gotowi zrezygnować ze snu lub czasu dla własnych myśli i usiłują upchnąć w krótkim przedziale czasu gigantyczną ilość zadań?
 
Po części na takie właśnie pytanie odpowiadają William Oncken Jr. oraz Donald L. Wass w artykule „Czas menedżera: kto go kradnie?”, który ukazał się w zbiorze tekstów „O zarządzaniu sobą”. Zdaniem autorów, winne takiego stanu rzeczy są... małpy, które co i raz wskakują na plecy szefów.
 
To oczywiście przenośnia, którą najlepiej wyjaśnić za pomocą przykładu. Kiedy szef idzie korytarzem i zostaje zatrzymany przez pracownika, który zgłasza mu jakiś problem, menedżer zaś odpowiada, że przemyśli ten temat, w tym właśnie momencie przejmuje od podwładnego „małpę”, od której pracownik właśnie się uwalnia.
 
„Małpa” to przenośnia oznaczająca problem wymagający wzięcia za niego odpowiedzialności. Pracownicy mają tendencję do zrzucania swoich „małp” na innych. Najskuteczniejsi w tej dyscyplinie potrafią tak zorganizować swoją pracę, aby większość obowiązków wykonywali za nich inni. Szczególnie w dużej firmie każdy e-mail można przecież przekazać komuś innemu z adnotacją, żeby „coś zrobił” z problemem opisanym w treści.
Problem menedżera polega na tym, że często czuje się on ostatnim w kolejce, tzn. tym, który musi zająć się tym wszystkim, z czym podwładni sobie nie poradzili. Jeśli bowiem osoby znajdujące się niżej w hierarchii nie są w stanie czegoś zrobić, do kogo powinny się zwrócić, jak nie do szefa? On natomiast, skoro ponosi ostateczną odpowiedzialność za pracę danego działu lub całej firmy, czy nie powinien wziąć na swoje barki spraw najtrudniejszych?
Właśnie – najtrudniejszych! Tutaj więc na jaw wychodzą problemy z delegowaniem zadań i takim zarządzaniem pracownikami, aby to oni czuli się odpowiedzialni za efekty pracy, do której zostali wyznaczeni. Niektórzy szefowie biorą na swoje barki tak dużo zadań, które powinni wykonywać ich podwładni, iż sami nie mają już czasu ani sił, by zajmować się swoimi obowiązkami menedżerskimi.
 
„Kiedy zachęcisz pracowników, aby sami zajmowali się swoimi małpami, pozwolisz im nabyć nowe umiejętności i będziesz miał czas na realizację własnych obowiązków” – twierdzą autorzy. Aby to możliwe, menedżer powinien przejąć kontrolę nad własnych harmonogramem, a więc sam decydować o tym, jakimi sprawami będzie się zajmował i dążyć do zredukowania do minimum czasu, który organizują mu podwładni.
Odzyskany czas należy natomiast przeznaczyć na dopilnowanie, by każdy z pracowników wykazywał inicjatywę i wykorzystywał ją. Ostatecznie więc wszystko sprowadza się do podzielenia się obowiązkami z pracownikami i bardziej efektywnego wykorzystywania przez menedżera każdej jego godziny pracy.
 
 
Trzy kroki w stronę równowagi
 
Od czego więc powinien zacząć menedżer, który obecnie przeznacza niemal cały swój czas na rutynową pracę, ale chciałby zadbać także o czas na bardziej kreatywne zadania oraz wypoczynek? Jeśli odzyskał świadomy tego, jak ważna jest równowaga pomiędzy życiem zawodowym a osobistym, można to uznać za pierwszy ważny krok w stronę zmian.
 
Drugi krok jest bardziej techniczny. Menedżer powinien poważnie potraktować pracę z harmonogramem i przestać upychać w ciągu 8 godzin spraw, na które potrzeba dwa razy więcej czasu. Jego plan dnia powinien być realistyczny, a także zawierać przestrzeń na potrzebne przerwy oraz na myślenie. Na pierwszych miejscach powinien umieszczać te zadania, które są najważniejsze z punktu widzenia pracy menedżera (a nie „strażaka gaszącego pożary”, czyli osoby interweniującej w sytuacjach kryzysowych).
 
Po trzecie, aby móc wykonać własne obowiązki w przewidzianym czasie, menedżer powinien dopilnować, by pracownicy sami zajmowali się tym, co do nich należy – a więc by byli odpowiedzialni także za rozwiązywanie większości pojawiających się problemów samodzielnie lub we własnym gronie bez zrzucania ich na przełożonego. Interwencja szefa powinna być wyjątkową ostatecznością, a nie codzienną rutyną.
 

Jeśli szef będzie zajmował się tylko własnymi „małpami”, jeśli dopilnuje, by podwładni sami zajęli się tymi, za które są odpowiedzialni, wówczas zazwyczaj będzie w stanie poradzić sobie z wszystkimi obowiązkami w przewidzianym czasie pracy. Odzyskany czas wolny będzie natomiast mógł przeznaczyć na strategiczne i wizjonerskie przemyślenia oraz na własny wypoczynek – w tym także na sen. Prawda, że proste?

Zobacz wszystkie materiały pochodzące z: Vademecum Głównego Księgowego
Skomentowano 0 razy
Średnia ocena artykułu (oddanych głosów: 0)

 
ZOBACZ TAKŻE

Zapisz się na newsletter
Polecamy w oficjalnej księgarni
Wolters Kluwer Profinfo.pl

NAJCZĘŚCIEJ CZYTANE