Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego

Prowadzę działalność gospodarczą polegającą na wynajmie lokali mieszkalnych oraz lokali użytkowych. Jestem czynnym podatnikiem VAT. Podatek dochodowy rozliczam progresywnie. Mam jednego pracownika, którego zatrudniam na umowę o prace (jest to obca dla mnie osoba) oraz jedną osobę na umowę zlecenie (studenta, który także jest dla mnie obcą osobą). Osoby te posiadają samochody.
 
Jak najkorzystniej, dla przedsiębiorcy, rozwiązać problem związany z używaniem przez te osoby ich prywatnych samochodów do celów mojej działalności gospodarczej?
 
Nadmieniam, że nie chcę wypłacać pracownikowi ryczałtu uwzględnianego na liście płac. Pracownik i osoba zatrudniona na umowę cywilnoprawną tankują samochody na mój koszt (dostaję za to fakturę).
 
Myślałam o umowie najmu, ale ceny rynkowe byłyby zbyt wysokie. Jeżeli jednak zostałaby mi tylko możliwość podpisania z pracownikiem oraz zleceniobiorcą umowy najmu, to czy ten przychód musiałabym dodać pracownikowi do listy płac, a osobie na umowę zlecenie do kwoty brutto do opodatkowania?
 
Odpowiedź
Zarówno u pracownika, jak i u zleceniobiorcy, zwrot kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych może mieć kilka różnych podstaw. W zależności od wybranej opcji inaczej wyglądać będzie rozliczenie.
 
Uzasadnienie
Mimo, że pytający zastrzegł, że nie chce płacić ryczałtu, zacznijmy od tej formy rozliczenia – zawsze można zmienić zdanie. Podstawą prawną są w tym przypadku przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zgodnie z § 4 tego rozporządzenia zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu (dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm[3]nie może ona przekraczać 0,8358 zł), i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne (dla dużego miasta limit nie może przekraczać 700 km), po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
 
Zalety ryczałtu są następujące: brak obowiązków ewidencyjnych, brak konieczności rozliczania wydatków, stała kwota (pracodawca nie obawia się podwyższenia kosztów, brak składek ZUS - § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – dalej r.s.z.u.p.s.).
Wadą ryczałtu jest stała kwota – jest to wada, gdy faktyczne wydatki są mniejsze.
 
Alternatywą jest rozliczanie na podstawie kilometrówki. Pracodawca zwraca w tym przypadku zatrudnionym koszty używania przez nich samochodów mnożąc liczbę wykazanych kilometrów przez stawkę za kilometr (dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm[3]nie może ona przekraczać 0,8358 zł).
Zalety: brak składek ZUS (§ 2 ust. 1 pkt 13 r.s.z.u.p.s.), brak konieczności rozliczania wydatków
Wady: konieczność prowadzenia kilometrówki.
 
Kolejna możliwość to ukrycie zwrotu w wynagrodzeniu (np. w premii).
Zalety: brak kilometrówki, brak konieczności rozliczania wydatków (można jednak uzależnić wysokość premii od wykazania poniesionych kosztów).
Wady: konieczność zapłaty składek ZUS.
No i w końcu mamy najem. Rozwiązanie jest niewątpliwie ciekawe, ale nie koniecznie optymalne.
Zalety: możliwość księgowania rzeczywistych kosztów (np. faktur paliwowych),
Wady: konieczność prowadzenia kilometrówki – zob. art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej u.p.d.o.f. Można wyeliminować ten obowiązek, jeżeli najem będzie odpowiadał definicji leasingu z art. 23b u.p.d.o.f. – warunek ten pewnie nie będzie spełniony z uwagi na wysokość czynszu. Drugą wadą (dla zatrudnionego) jest konieczność samodzielnego rozliczania podatku od dochodów z najmu – pracodawca nie będzie w tym przypadku płatnikiem.