W ramach procesu sprawozdawczego zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego, którym jest dzień kończący rok obrotowy. Księgi zamyka się na dzień kończący rok obrotowy. W tym samym terminie powinno zostać sporządzone roczne sprawozdanie finansowe. W większości przypadków rok obrotowy jest równy kalendarzowemu, w związku z czym zamknięcie ksiąg rachunkowych i sporządzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić do 31 marca następnego roku. Zatem co do zasady sprawozdanie finansowe za rok 2022, dla jednostki, w której rok obrotowy stanowi rok kalendarzowy, powinno zostać sporządzone do 31 marca 2023 r.
Czytaj w LEX: Bilansowe zamknięcie roku na przykładach >>
Kto podpisuje
Sprawozdanie finansowe powinna podpisać elektronicznie osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy), i kierownik jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy (np. zarząd), sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie tego organu, aczkolwiek jest możliwość podpisania sprawozdania przez jedną z tych osób po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład organu wieloosobowego oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń.
Więcej w LEX: Podpisywanie sprawozdania finansowego >>
Jeżeli dana jednostka jest objęta obowiązkiem badania sprawozdania finansowego, w dalszej kolejności powinno ono zostać poddane badaniu. Jednocześnie do czasu zatwierdzenia sprawozdania, może ono zostać zmienione, w szczególności jeżeli po jego sporządzeniu jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione. W takim przypadku zmiana sprawozdania jest nie tylko możliwa, ale i konieczna.
Czytaj w LEX: Skonsolidowane sprawozdanie finansowe >>
Sześć miesięcy na zatwierdzenie sprawozdania
Następnym etapem procesu sprawozdawczego jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego. Zgodnie z ustawą rachunkowości powinno to nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Zatem w przypadku jednostek, u których rok obrotowy stanowi rok kalendarzowy, sprawozdanie musi zostać zatwierdzone do końca czerwca. Sprawozdanie zatwierdza organ, który jest do tego uprawniony zgodnie z obowiązującymi daną jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności. Przykładowo w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest to zgromadzenie wspólników.
Gdy sprawozdanie jest już zatwierdzone, należy złożyć je elektronicznie w rejestrze sądowym. Powinno to nastąpić w terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania. Do sprawozdania dołącza się odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu przez biegłego rewidenta, należy złożyć wraz z nim również sprawozdanie z badania. Dodatkowo spółki, które są zobowiązane do sporządzenia sprawozdania z działalności jednostki, powinny przedłożyć również to sprawozdanie.
Czytaj w LEX: Ogłaszanie jednostkowych rocznych sprawozdań finansowych >>
Często pojawiają się wątpliwości co do tego, czy, a jeżeli tak, to w jakim terminie należy złożyć do KRS sprawozdanie, które nie zostało zatwierdzone w ustawowym terminie. W takim przypadku sprawozdanie również podlega złożeniu do sądu rejestrowego. 15-dniowy termin na wykonanie tego obowiązku biegnie od dnia, w którym sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone.
Dodatkowo podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych są zobowiązani do przekazania sprawozdania finansowego wraz ze sprawozdaniem z badania Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. Obowiązek ten nie dotyczy jednak podmiotów zwolnionych podmiotowo z podatku oraz podmiotów, które mają obowiązek przekazywania sprawozdań finansowych do KRS. W praktyce więc obowiązek ten dotyczy stosunkowo wąskiej kategorii podmiotów.
Więcej w LEX: Składanie jednostkowych rocznych sprawozdań finansowych do rejestru sądowego >>
Ustawa o rachunkowości przewiduje ponadto dodatkowe obowiązki sprawozdawcze szczególnego rodzaju. Chodzi przykładowo o sporządzenie sprawozdania z działalności, który to obowiązek dotyczy przede wszystkim spółek kapitałowych, a w niektórych sytuacjach także spółek osobowych. Ponadto jednostka, której średnioroczne zatrudnienie przekracza 500 osób oraz której suma aktywów bilansu przekracza 85 mln zł lub 170 mln zł w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów, zawiera dodatkowo w sprawozdaniu z działalności oświadczenie na temat informacji niefinansowych. Innym szczególnym obowiązkiem jest sporządzenie sprawozdania z płatności, co dotyczy niektórych jednostek działających w przemyśle wydobywczym lub zajmujących się wyrębem lasów pierwotnych.
Czytaj w LEX: Sporządzanie sprawozdania finansowego w organizacji non profit krok po kroku >>
Odpowiedzialność zarządu
Niewykonanie niektórych z obowiązków sprawozdawczych może skutkować odpowiedzialnością karną. W szczególności zgodnie z art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości, niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym stanowi czyn zabroniony zagrożony karą grzywny albo ograniczenia wolności. Za złożenie sprawozdania finansowego do KRS odpowiada kierownik jednostki. W przypadku spółek kapitałowych status ten posiada zarząd. Zatem do przede wszystkim członkowie zarządu mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności za czyn z art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Wbrew częstemu przekonaniu, od odpowiedzialności za ten czyn nie można się uwolnić poprzez złożenie czynnego żalu. Wynika to z faktu, iż czyn ten został stypizowany w ustawie o rachunkowości, która w ogóle tej instytucji nie przewiduje.
Czytaj w LEX: Rola rachunkowości zarządczej w procesie sprawozdawczości finansowej >>
Czytaj w LEX: Prawnokarna ocena niezłożenia sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym >>
Za to niezłożenie w terminie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego stanowi wykroczenie z kodeksu karnego skarbowego. Ponieważ w KKS możliwość skorzystania z czynnego żalu została przewidziana, to w przypadku tego czynu można uniknąć kary za jego popełnienie właśnie poprzez złożenie takiego zawiadomienia o popełnieniu czynu zabronionego. Jednak w przypadku podmiotów przekazujących sprawozdania jedynie do KRS problem odpowiedzialności zarządu za niezłożenie sprawozdania do KAS nie wystąpi, więc czynny żal będzie wówczas niepotrzebny.
Co istotne, samo niezatwierdzenie sprawozdania finansowego nie stanowi czynu zabronionego. Z punktu widzenia odpowiedzialności karnej zarządu kluczowe jest więc, by sprawozdanie zostało sporządzone i zgłoszone do KRS.
Autor: Grzegorz Keler, adwokat, doktor nauk prawnych, associate w Kancelarii SPCG.
